Een grote internationale vervoerder had de ambitie een groot deel van de beheer- en onderhoudsactiviteiten tot op tactisch beheerniveau duurzaam uit te besteden aan de markt. Dit vereiste een strategie die leidde tot een organisatie die kan worden gekenmerkt als een professioneel opdrachtgever die de capaciteiten en competenties kreeg om een regie voerende rol te kunnen vervullen.

Doelverklaring
Het ontwikkelen, toepassen en borgen van nieuw beleid en procedures ten aanzien van contractbeheer en contractmanagement, waarbij de eigen organisatie vooral op strategisch- en tactisch beheerniveau haar rol als professioneel opdrachtgever optimaal en kosteneffectief kan vervullen.

Proces
Conform de ISO 55000 Asset Management richtlijn, is een inventarisatie uitgevoerd op de huidige kwaliteit en inrichting van het beheer en onderhoud voor alle bedrijfsmiddelen, het onderhoudsbeleid, de bedrijfsprocessen, informatievoorziening, organisatie en onderhouds-beheersysteem. Het resultaat heeft inzicht gegeven op welke onderdelen aanpassingen, c.q. verbeteringen moesten worden doorgevoerd, behorend bij de kwalificatie van professioneel opdrachtgeverschap.

De vervoerder stond voor de uitdaging om de reeds uitbestede beheer- en onderhoudstaken binnen de context van Asset Management, gefaseerd te transformeren van prestatiecontracten naar (installatie)beheercontracten. Hierbij is het uitgangspunt gehanteerd gezamenlijk vanuit een partnership door te groeien naar een hoog prestatieniveau op het gebied van processen, organisatie en assets. De methodiek Asset Management vormt voor deze ontwikkeling het bestuurlijk en toetsend kader.

Toepassing van Asset Management vraagt op alle beheerniveaus bij zowel de vervoerder als de contractpartijen, een duidelijke verandering in denken en handelen. Het vraagt van de vervoerder en alle daaraan rapporterende en ondersteunende afdelingen een procesaanpak die is gericht op het ontwikkelen en borgen van een procesgeoriënteerde organisatie die vanuit een life cycle filosofie stuurt op optimale kosteneffectiviteit en veiligheid van alle bedrijfsmiddelen. Om deze procesaanpak adequaat en effectief te kunnen (aan)sturen, is voor opdrachtgever en opdrachtnemer een organisatieontwikkeling vereist die leidt naar een volwassenheidsniveau waarop professioneel, kundig en vaardig wordt samengewerkt. De klassieke klant-leverancierrelatie wordt een partnershiprelatie, waarbij de opdrachtgever de regie voerende rol in relatie naar de opdrachtnemer uitvoert. Dit vereist aanpassing van focus en mindset. Realisatie omzet/winst op korte termijn moet worden omgebogen naar resultaat, continuïteit en duurzame samenwerking.

Resultaat:
De vervoerder heeft aan de hand van zijn herijkte Asset Management beleidsstrategie en implementatieprogramma talrijke aanpassingen en verbeteringen in de organisatie doorgevoerd.

De klant als professioneel opdrachtgever, maar ook de contractpartij als professioneel opdracht-nemer hebben:

  • hun bedrijfsprocessen gestroomlijnd conform de Asset Management principes
  • rollen en verantwoordelijkheden belegd
  • gezamenlijk de klassieke onderhoudsplannen omgezet naar risicogebaseerde onderhoudsconcepten
  • data- en informatiemanagement efficiënter laten aansluiten op de
    informatiebehoefte
  • met toepassing van prestatie-indicatoren sturing gerealiseerd op de vastgestelde asset prestatie eisen tegen geaccepteerde risico’s en kosten
  • overleg en rapportagestructuren ingericht