Op basis van boerenverstand of bewezen theorie?

, ,

Leergang Asset Management

Het gebouw van het Isala ziekenhuis in Zwolle is nu ongeveer vijf jaar oud. De eerste twee jaar lag de focus op jaarlijks onderhoud, hierna is een eerste aanzet gedaan tot een meerjaarlijks onderhoudsplan. Ferry Brouwer, technisch adviseur binnen Isala, besloot vorig jaar om deel te nemen aan de Leergang Asset Management. ‘Dan kunnen we de huidige basis, die gebaseerd is op jarenlange praktijkkennis, professionaliseren aan de hand van een goede methodologie.’

Isala is een ziekenhuisorganisatie met vijf locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde. Het ziekenhuis in Zwolle beslaat een oppervlakte van ongeveer 120.000 m2. In Meppel wordt momenteel een nieuw ziekenhuis gebouwd en in Steenwijk, Kampen en Heerde zijn nog enkele poliklinieken die ook onder Isala vallen. Ferry Brouwer is sinds april 2018 in dienst bij de afdeling Gebouwbeheer van Isala. ‘Ik ben technisch verantwoordelijk voor de medische gas installaties – onder andere zuurstof, perslucht, vacuüm – en ik ben voor alle gebouwen, terreinen en installaties programmamanager voor het jaarlijkse en meerjaarlijkse onderhoud.’

Jarenlange ervaring

Vooral vanuit laatstgenoemde verantwoordelijkheid heeft hij zich aangemeld voor de Leergang Asset Management. ‘Natuurlijk ligt er qua kennis, ervaring, tools en technieken al een basis en ook met ons gezonde boerenverstand komen we een heel eind. Maar ik heb me toch aangemeld omdat we die meerjarenplanning op een heel goede, gedegen manier verder willen proffesionaliseren.’ Brouwer heeft meerdere leergangen van de NVDO gevolgd en met deze positieve ervaringen in het achterhoofd, meldde hij zich vol vertrouwen aan voor de Leergang Asset Management van Traduco. ‘Mijn hoge verwachtingen werden waargemaakt. Het werd al snel duidelijk dat de Leergang is afgestemd op jarenlange ervaring. Hierdoor zijn de tools en technieken die worden gebruikt ook zeer goed toepasbaar in de praktijk.’

Denken vanuit risico’s

Brouwer heeft technische bedrijfskunde gestudeerd en de leergang bood vele ‘oh ja-erlebnissen’. ‘Het was goed om die kennis weer eens op te frissen. Vooral de aanpak om vanuit risicoanalyses te denken, had voor mij meerwaarde. Dus eerst de risico’s in kaart brengen en daar beperkende maatregelen op los laten, waarbij de patiëntveiligheid uiteraard geborgd moet zijn.’
Maar voor Brouwer was de grootste eyeopener toen docent Nico Groen uitlegde waarom je het risicogetal in geld zou moeten uitdrukken. Brouwer: ‘Je moet investeren om een bepaald risicogetal te elimineren. Maar hoe veel moet je investeren om dit getal omlaag te brengen? Daar had Nico een mooi systeem voor: je moet dat getal in geld uitdrukken. Dus dan investeer je geld en het levert geld op en als je appels met appels kunt vergelijken dat praat dat veel makkelijker. Dat heb ik gelijk in de praktijk kunnen brengen.’ Zo heeft Brouwer op basis van deze systematiek in kaart gebracht welke projecten voorrang zouden moeten krijgen. ‘Dit noemen we de functionele aanpassingen. En we willen altijd meer dan waar we geld voor hebben, dus daar kwam deze methode goed van pas.’

Meerdaags is pluspunt

Brouwer is niet alleen enthousiast over de inhoud van de Leergang, maar ook over de opbouw en de wijze waarop Nico de cursus inhoud geeft. ‘Het was duidelijk dat Nico veel ervaring heeft dus hij kon relevante en actuele praktijkcases vanuit verschillende werelden vertalen naar jouw situatie.’ Ook de kruisbestuiving met andere branches en organisaties had meerwaarde. ‘Je leert je verdiepen in elkaars werelden. We konden ook van elkaar leren.’ Dat was gekozen voor fysiek samenkomen op aangesloten dagen was prettig. ‘Met overnachting waardoor je elkaar formeel en informeel beter leert kennen en je echt ervaringen kunt uitwisselen. Dus op deze manier breid je ook je netwerk uit.’

Inschrijving voor de eerstvolgende Leergang Asset Management, die begint op 13/14 oktober 2021, is gestart. Klik op deze link voor meer informatie en schrijf direct in.

‘Asset Management zorgt dat je in control komt’

, ,

Leergang Asset Management 

‘Voorheen bekeek ik een wissel vooral vanuit technisch oogpunt. Ik ben nu strategischer gaan denken en ben me meer bewust van de kosten. Hierdoor vraag ik me direct af of er een efficiëntere werkmethode is.’ Rob van Es, Maintenance Engineer Railtechniek bij de RET, volgde medio dit jaar de Leergang Asset Management en hij is enthousiast. ‘Voor mij is Asset Management een manier van werken om in control te komen.’

Rob kreeg deze training aangeboden toen hij binnen de RET de overstap maakte van de Afdeling Onderhoud naar Asset Management. De RET verzorgt het stadsvervoer in en om de stad Rotterdam. Rob is samen met zijn team verantwoordelijk voor het beheer van de infrastructuur. ‘De geleidingen en daarbij natuurlijk de wissels die uiteraard te allen tijde goed moeten functioneren’, vertelt Rob.

Van onderhoud naar AM

Binnen de Afdeling Onderhoud was het streven om eventuele storingen zo snel mogelijk op te lossen. ‘Er was iets kapot en we gingen het maken. Daarna leverde je bij wijze van spreken nog even de bonnetjes in zodat alles betaald werd en dat was het dan. We waren vooral preventief en correctief bezig en opereerden oplossingsgericht.’
Om het verschil tussen onderhoud en asset management te kunnen duiden, zegt Rob iets dat in eerste instantie nogal tegenstrijdig klinkt: ‘Vanuit Asset Management ligt er veel meer focus op onderhoud.’ Dit vraagt om een nadere uitleg. ‘Je duikt er dieper in en kijkt naar alle aspecten die onderhoudsgerelateerd zijn. Niet alleen naar de storing en het technisch oplossen hiervan. Asset management betekent dat je de storing analyseert en op zoek gaat naar structurele en efficiëntere oplossingen zodat dit uiteindelijk scheelt in de kosten.’

Leergang Asset Management

Dit sluit helemaal aan op het doel van de Leergang Asset Management, die nu al vele jaren wordt georganiseerd door Traduco in samenwerking met de NVDO. Asset management biedt een breder perspectief, gericht op het verkrijgen van optimaal rendement en risicobeheersing van de kapitaalsinvesteringen over de gehele levensduur van de assets. Rob: ‘Je verdiept je meer in de kosten en je onderzoekt welke maatregelen je zou kunnen nemen om die kosten te verlagen. Welke kosten worden gemaakt? Kun je repeterende storingen voorkomen? Op welk moment kies je voor reparatie en wanneer zou (deel)vervanging beter zijn?’ Het is een meer strategische benadering, legt Rob uit. ‘In de Leergang heb ik onder andere geleerd hoe je de life cycle kosten berekent en hoe je risicomanagement toepast. Inzicht hierin helpt bij het opstellen van een goede businesscase. Daarnaast wordt je uitgedaagd om na te denken over levensduurverlengende maatregelen, ook in het kader van duurzaamheid.’

Praktijkgericht

Tijdens de cursus was Rob doorlopend bezig met een vertaalslag van theorie naar praktijk. Zijn aantekeningen waren soms een letterlijke weergave van datgene dat docent Nico Groen vertelde, maar in zijn schrijfblok staan ook notities over hoe het geleerde zou kunnen worden toegepast binnen de RET. ‘De Leergang Asset Management geeft een heleboel informatie die praktisch toepasbaar is en die je helpt om het vakgebied beter te kunnen doorgronden. Ik begrijp nu beter wat asset management inhoudt, wie welke verantwoordelijkheden heeft en wat er nodig is om de assets te managen. Ik zie het zo: asset management is een manier van werken waarmee je in control gaat komen. Op alle vlakken in control is misschien een utopie, maar het geeft je wel veel handvatten.’

Aanrader

Rob is enthousiast over de Leergang Asset Management. ‘De inhoud, de manier van lesgeven, het leertempo. Nee, ik heb geen op- of aanmerkingen. En dat de eerste twee bijeenkomsten noodgedwongen via Teams gehouden werden, heeft in mijn beleving geen nadelen.’ Het feit dat de deelnemers uit verschillende branches kwamen, ziet Rob als een voordeel. ‘We kwamen uit verschillende organisaties maar als iedereen zijn installaties beschouwt als assets, dan is de aanvliegroute al snel vergelijkbaar. We hebben vanuit verschillende disciplines praktijkervaring met elkaar gedeeld en ook dit was zeer leerzaam.’
Ook het onderdeel ‘welke rol speelt duurzaamheid binnen asset management’ vond Rob interessant. ‘Hierover nadenken hoort er zeker bij. Het is echt niet alleen maar een kwestie van vol gas gaan, letterlijk en figuurlijk. Soms levert een investering in duurzaamheid juist geld op. En dat is dan weer mooi voor de businesscase.’

Geïnterviewd door : Laura van der Linde – Marketing Communications Coördinator – at Mainnovation
Fotograaf: Rick Keus

Investeren of vervangen: Van onderbuikgevoel naar onderbouwing!

, ,

Investeren of vervangen?

Steeds vaker komen Asset Managers voor investeringsvraagstukken te staan bij ‘aging assets’. Kan de levensduur nog verlengd worden of is het beter om toch te vervangen en wat zijn hierbij afwegingen? Gaat het alleen om financiële afwegingen of is het ook belangrijk om de impact op veiligheid, gezondheid en het milieu mee te nemen?

Deze vragen speelden ook bij een opdrachtgever van Traduco die actief is in de petrochemische industrie. Voor een bestaande dampverwerkingsinstallatie stond men na 25 jaar voor de keuze om levensduur verlengende investeringen te doen of om het systeem geheel te vervangen. De opdrachtgever kon gevoelsmatig wel een keuze maken maar het daadwerkelijk onderbouwen van de keuze was een stuk lastiger. Een perfect middel om tot een goede onderbouwing te komen van deze afwegingen is de Life Cycle Costing (LCC) analyse.

LCC grafiek: Optimale levensduur met correctieve vervangingen

Gegevens verzamelen

Het grote voordeel voor de opdrachtgever was dat in het verleden al een op risico’s gebaseerd onderhoudsconcept was opgesteld voor deze asset. Dit betekende dat de meeste gegevens voor de LCC-analyse al verzameld waren. De risicoanalyse legt namelijk de preventieve en correctieve kosten vast dus zowel de directe kosten (technische kosten) alsook de indirecte gevolgkosten voor de bedrijfsvoering. Denk hierbij o.a. aan de kosten voor stilstand, milieuschade en (persoonlijke) veiligheid.

LCC grafiek: Optimale levensduur met preventieve vervangingen

Gegevens invoeren in software

Door een LCC-analyse uit te voeren met de sofwaretool AMprover® van Traduco zijn de levensduurkosten doorgerekend voor beide scenario’s: levensduurverlenging of vervangen?
Als resultaat zijn o.a. berekend:

  • de gemiddelde jaarlijkse kosten
  • het besparingspotentieel
  • de optimale levensduur
  • de netto contante waarde

Annual Equivalent Cost methode

Omdat in dit geval met scenario’s wordt gerekend van verschillende levensduren is het belangrijk om niet de gemiddelde jaarlijkse kosten 1-op-1 met elkaar te vergelijken. Een veel beter middel is in dit geval de Annual Equivalent Cost (AEC) methode. Dit is een financiële methode om investeringsvoorstellen met verschillende doorlooptijden door te rekenen.

Uitkomsten LCC analyse

Resultaat van de LCC analyse

Met de resultaten kon de opdrachtgever een weloverwogen beslissing maken. In dit geval is gekozen voor het iets duurdere investeringsalternatief. Waarom? Die iets hogere investeringskosten (technische kosten) wogen niet op tegen het verhoogde risico (gevolg kosten) wat men binnen 10 jaar zou lopen op de bedrijfswaarden veiligheid en milieu. Hogere investeringskosten maar lagere levensduurkosten dus!

Door: Sander Eekhof – Asset Management Senior Consultant

 

Benieuwd naar de mogelijkheden van Life Cycle Costing?

Traduco verzorgt een aantal trainingen welke mogelijk interessant voor u zijn.

Het analyseren van prestatie indicatoren

,

In het artikel ‘Coaching bij Asset Management processen’ benoemden wij enkele Asset Management vraagstukken die aan de orde zijn geweest bij onze klanten en die wij met behulp van ‘coaching on the job’ verder hebben geholpen. In dit artikel gaan wij verder in op het coachingstraject dat wij bij een van onze klanten voerden bij het bewerkstelligen van het analyseren van prestatie indicatoren.

Aanleiding

Na het inrichten en werken met het nieuwe OBS ontstonden er managementvraagstukken over hoe de Asset Management processen zoals werklast, backlog en kostenverdeling van de onderhoudswerkzaamheden verliepen. Deze gegevens dienen uit het OBS-data te worden gerapporteerd en geanalyseerd.

Gedurende de data-analyse trajecten wordt vaak door de medewerkers aangegeven dat de data nog niet geanalyseerd kan worden, omdat de kwaliteit van de data nog niet volledig of optimaal is om te analyseren. Deze benadering werkt juist stagnerend bij het verder optimaliseren van de werkprocessen en de organisatie gaat op dezelfde voet verder, zonder feedback vanuit het OBS te krijgen en zonder te focussen op mogelijke verbeteringen.

Advies

In dit geval hebben we de klant toch geadviseerd om de data te analyseren zodat zowel kwalitatieve als kwantitatieve conclusies uit de data getrokken worden. Meten is weten. Indien blijkt dat de kwaliteit inderdaad niet optimaal is, dan kunnen in de werkprocessen en in de organisatie concrete acties uitgerold worden om de kwaliteit van de data te verbeteren.

Aanbevelingen

Een aantal aanbevelingen welke uit de maandelijkse analyse getrokken konden worden waren:

  • standaardiseren van de storingsomschrijving met (object en afwijking), hiermee wordt de data kwaliteit verbeterd en kan de data analyse efficiënter worden uitgevoerd
  • in de gaten te houden dat de juiste onderhoudsstrategie conform de vastgestelde werkprocessen gekozen wordt voor elk werkorder-type
  • extra tekstuele beschrijvingen toe te voegen aan onderhoudstaken van storingen. De teksten zijn vervolgens bruikbaar bij het analyseren van storingen, trends en bij de Root Cause Analysis sessies
  • het vastgestelde werkstroomproces te blijven monitoren door wekelijks de werkorder-statussen uit het OBS te rapporteren en te analyseren

Resultaat

De klant heeft hiermee meer inzicht gekregen in de mogelijke kwalitatieve verbeteringen. Deze zijn vervolgens uitgerold binnen de afdeling. De managementvraagstukken worden nu maandelijks toegelicht met grafieken, onderbouwingen en verbeteracties. Aan de hand van de storingsanalyses worden nu door nieuwe inzichten de onderhoudsconcepten en de onderhoudsplannen geoptimaliseerd.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Efficiënter werkstroombeheer

 

Efficiënter werkstroombeheer

,

Zoals al eerder door ons geschreven in het artikel ‘Coaching bij Asset Management processen’, gaan wij in dit artikel verder in op het coachingstraject dat wij bij een van onze klanten voerden. Dit keer bij het bewerkstelligen van een efficiëntere werkstroom.

Aanleiding

In de loop van de tijd stapelde de backlog aan werkorders bij de werkvoorbereiding en het administratiewerk zich bij onze klant op. Hierdoor raakte het team het overzicht kwijt in welke fase zich een werkorder in de werkstroom bevond.

Aanpak

Gedurende het coachingproces van het team werd eerst geanalyseerd hoeveel werkorders er gemiddeld per maand gegenereerd werden. Gemiddeld bleek dat 80 werkorders te zijn. Dit gaf een beeld in de hoeveelheid administratief werk dit omvatte voor de werkvoorbereiding en werkafhandeling. Vervolgens werd gekeken in welke fases van de werkstroom de meeste werkorders bleven hangen. Uit de data analyse is gebleken dat de meeste werkorders in de voorbereidingsfase en de afhandelingsfase zaten. Doel van deze inventarisatie was om de team inzicht te geven in:

  • hoe de huidige werkstroom functioneert
  • welke fases in de werkstroom aanwezig zijn
  • hoe de fases te identificeren
  • waar de knelpunten waren in de werkstroom

Van hieruit konden vervolgens verbeteringen geïnitieerd worden. De verbeteringen waren bedoeld om meer controle te krijgen in het verloop van de werkorders, zowel kwalitatief als kwantitatief. Dit werd gerealiseerd door het invoeren van een wekelijks monitoringssessie. Gedurende deze sessie werd er gekeken:

  • of de backlog boven de 80 werkorders zat
  • in welke fase/status de meeste werkorders zaten
  • waarom werkorders in een bepaalde fase/status zaten
  • vervolgens werden er acties uitgezet

Resultaat

Een aantal gerealiseerde verbeteringen waren:

  • door de uitgebreide toelichting van de verschillende fases in de werstroom, is de werkstroom in het OBS van een Black Box naar een meer inzichtelijke informatiebron getransformeerd
  • door de inventarisatie van status van de werkorders is er inzicht gekregen in de knelpunten van de werkstroom
  • de monitoringstaken zijn verdeeld over de medewerkers zodat elke medewerkersrol zijn eigen deel in de werkstroom kan monitoren
  • er is een verdeling gemaakt in snel lopende en traag lopende werkorders. De eerste vergt minder voorbereidingswerk waardoor de technici die sneller op kunnen pakken. Dit voorkomt de opstapeling van werkorders bij de werkvoorbereider

Het team heeft hiermee een grotere bewustwording gekregen omtrent de inhoud en de werkstroom binnen het OBS. Tevens hebben ze hiermee meer grip gekregen op hun administratieve werkzaamheden.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Gatekeeping van notificaties in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Het analyseren van prestatie indicatoren en initiëren van verbeteringen

 

Gatekeeping van notificaties in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)

,

In dit artikel gaan wij verder in op het coachingstraject dat wij bij een van onze klanten voerden bij de gatekeeping van notificaties in een onderhoudbeheersysteem (OBS). Notificaties zijn meldingen/aanvragen die door bevoegden in een OBS aan het begin van een werkstroom ingevoerd worden. Deze bevatten in dit geval informatie over technische incidenten of storingen.

Figuur: Voorbeeld van een werkstroom en de positie van Gatekeeping

Aanleiding

De notificaties werden bij de klant niet duidelijk en consistent ingevoerd in het OBS. Hierdoor verslechterde de data kwaliteit en de data integriteit. De data leverde soms verwarring op bij de uitvoerders en analisten. Dit kwam voornamelijk doordat de afspraken betreffende data invoer en gatekeeping niet helder waren binnen de afdeling.

Aanbeveling / Advies

Als eerste werd aan de technici een toelichting gegeven over de gatekeeping afspraken. Vervolgens werden ze begeleid bij het kwalitatief beoordelen van de notificaties conform de vastgestelde afspraken. De focus werd gelegd op de notificaties van storingen. In dit traject werd uitgelegd waarom de velden in de notificaties consistent ingevuld moesten worden. Bijvoorbeeld het consistent invoeren van de storingsomschrijving (seal van de pomp lekt) in plaats van de verwachte reparatie (pomp repareren).

Aangegeven werd dat het invoeren van de notificaties het begin van de werkstroom is. Iedereen die hieraan werkt dient duidelijke en heldere data in te brengen. Zo wordt in een volgende fase van de werkstroom de juiste informatie beschikbaar gesteld aan collega’s.

Resultaat

Na deze toelichtingen en controles werden de volgende resultaten geboekt:

  • de gatekeepers gaven voortijdig correctie aan in de ingevoerde data
  • aan de hand van feedback werd de kwaliteit van de data-invoer verbeterd, waardoor de informatie correcter werd en analyses beter uitgevoerd konden worden
  • de analyses resulteerden in meer concrete en onderbouwde aanbevelingen richting het management, hierdoor konden managementvraagstukken helderder beantwoord worden.

De uitdaging voor de klant resteert om het consistent kwalitatief invoeren van data vast te houden.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Efficiënter werkstroombeheer
Het analyseren van prestatie indicatoren en initiëren van verbeteringen

 

Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)

,

Het efficiënt inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS) is een essentiële stap om het beheer van het onderhoud vlot te laten verlopen. In dit artikel gaan wij verder in op het coachingstraject dat wij bij een van onze klanten voerden bij het inrichten van de onderhoudsplannen in haar onderhoudsbeheersysteem. 

Aanleiding

Het OBS-systeem van de klant was in het begin niet genoeg bijgehouden. Het was onvoldoende ingericht en nieuwe onderhoudstaken dienden nog opgenomen te worden in het OBS. Deze situatie leidde tot achterstand in de administratieve werkzaamheden en een lage aantoonbaarheid van wat wel en wat niet aan onderhoudswerk is uitgevoerd. Vanuit compliance was dit geen goede zaak. De risicogestuurde onderhoudsconcepten dienden geïmplementeerd te worden in het OBS.

Aanpak

Om de onderhoudsconcepten zo efficiënt mogelijk in het OBS in te richten werd de Maintenance Engineer gecoacht. De Maintenance Engineer werd voorzien van Quick Reference Cards (QRC’s) en best practices in het overzetten van de onderhoudsconcepten naar onderhoudsplannen.

De gevolgde stappen waren:

  • de onderhoudstaken uit het onderhoudsconcepten zijn volgens vooraf vastgestelde afspraken geclusterd tot taakpakketten
  • de taakpakketten zijn ingevoerd in het OBS
  • de taakpakketten zijn gekoppeld aan de juiste installatiecode
  • de taken werden – waar nodig – voorzien van materiaallijsten

De uitdagingen bij dit implementatietraject waren:

  • hoe gedetailleerd onderhoudsplannen in het OBS ingericht konden worden
  • het voorkomen van overbodige hoeveelheid aan werkorders. Een overdaad aan werkorders kan namelijk leiden tot achterstallige administratieve afhandeling van de werkstroom.

Resultaat

Het coachen van de Maintenance Engineer heeft gezorgd voor de volgende resultaten:

  • het verkorten van de leercurve en de doorlooptijd van het project
  • een volledig ingevuld onderhoudsplan in het OBS
  • er is pragmatische kennis overgedragen aan de afdeling zodat de hieropvolgende OBS-projecten efficiënt en gestructureerd uitgevoerd kunnen worden

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Gatekeeping van notificaties
Efficiënter werkstroombeheer
Het analyseren van prestatie indicatoren en initiëren van verbeteringen

 

Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten

,

Onderhoudsconcepten opstellen is één van de basistaken binnen Asset Management. Een goede FMECA kan opgerold worden naar RAMS, LCC, maar ook naar onderhoudsdocumentatie zoals werkinstructies. Onze opdrachtgever wilde er zorg voor dragen dat ze meer grip kregen op de onderhoudsconcepten en -processen, om vervolgens de rest van de Asset Management processen ook te optimaliseren.

Aanleiding

De huidige onderhoudsplannen werden voornamelijk opgesteld aan de hand van de ervaringen bij leveranciers en niet aan de hand van de bedrijfsrisico’s bij de asseteigenaar. Om meer grip te krijgen op de prestaties van de assets dient een onderhoudsconcept vanuit de bedrijfsrisico’s opgesteld te worden. Deze ontwikkelingstap diende uitgerold te worden binnen de subafdelingen.

Aanpak

Onderhoudsconcepten worden vanuit Traduco aan de hand van een functionele en risicobepalende benadering opgesteld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de risicomanagement software AMprover®. De Maintenance Engineers werden met behulp van AMprover gecoacht zodat zij de technische installaties functioneel konden benaderen en indelen. Vervolgens is voor de oorzaken van storingen getracht om deze zowel binnen als buiten de techniek op te sporen. Ook voor de effecten werd er gestimuleerd om niet alleen naar de technische effecten te kijken, maar juist naar de bedrijfskundige effecten op de onderneming (main process).

Resultaat

Genoemde aanpak gaf volgende resultaten:

  • De hoogte van de risico’s zijn in kaart gebracht. Deze werd bepaald aan de hand van de impact van een storing op de bedrijfsprocessen en de kans op het optreden daarvan.
  • Indien het risico van een mogelijke storing op het bedrijfsproces hoog bleek te zijn, werd er een passende preventieve of predictieve beheersmaatregel geïdentificeerd. Soms werden er zelfs modificatiemogelijkheden vastgesteld.
  • Naast een aantal onderhoudsconcepten die tot onderhoudsplannen voor het OBS omgezet konden worden, is er ook meer inzicht gekomen in installaties en bijbehorende functies in het bedrijfsproces.
  • Tevens leverden deze stappen meer inzicht in de risico’s als onderbouwing van de vastgestelde onderhoudsmaatregelen en de financiering voor het management.
  • Samen met de verantwoordelijke Maintenance Engineer werd een eindrapportage opgesteld met daarin:
    • de werkbenadering
    • het onderhoudsconcept met relevante reservedelen
    • en een managementsamenvatting met daarin
      • de essentiële bevindingen
      • de top 3 risico’s als aandachtspunten en aanbevelingen

De klant heeft meer inzicht gekregen in de achterliggende oorzaken van de potentiële risico’s die geïdentificeerd zijn. Ook heeft de klant meer grip gekregen op de beheersmaatregelen.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Gatekeeping van notificaties
Een efficiënter werkstroombeheer bewerkstelligen
Het analyseren van prestatie indicatoren en het initiëren van verbeteringen

 

Coaching bij Asset Management Processen

,

Doel van het coachen is om de gecoachte op een enthousiast en gemotiveerde wijze uit te dagen, te stimuleren en te begeleiden in het verwezenlijken van zijn/haar gewenste werkprestaties. Veel onderhoudsafdelingen worden geconfronteerd met het implementeren en beheren van de nieuwe ontwikkelingen binnen het Asset Management proces. Ontwikkelingen in bijvoorbeeld onderhoudsbeheersystemen, onderhoudsengineering systemen, onderhoudsrapportagesystemen, bewijsvoering, beleid, onderhoudstechnologieën etc. Het is daarom belangrijk voor de coach om de gecoachte de focus te laten leggen op de essentiële veranderingen. Van hieruit kunnen de onderhoudsafdelingen verder begeleid worden in hun professionalisering, waarmee deze ontwikkelingen sneller benut kunnen worden.

Achtergrond

Binnen verschillende industrieën wordt coaching ingezet waarbij afdelingen begeleid worden naar meer efficiënte, effectieve en innovatieve werkprestaties.

Hierbij kan gedacht worden aan een operationele coach die:

  • teamleden van productieafdelingen verder helpt in het behalen van efficiencyslagen
  • de kwaliteitsresultaten monitort en hiermee mogelijke optimalisaties realiseert
  • begeleiding geeft hoe processen te verbeteren
  • kennis overdraagt van nieuwe ontwikkelingen in de markt

Verder worden op diverse andere afdelingen bijvoorbeeld Agile, Lean of Six Sigma coaches ingezet met dezelfde doelstellingen, echter op andere vakgebieden. Asset Management en Lean/Six Sigma hebben raakvlakken in procesverbetering. Lean is dominant in productieprocessen en Asset Management is dominant in onderhoudsprocessen.

Traduco trajecten

Traduco heeft het coaching concept opgepakt en ingezet bij enkele van haar klanten. Teamleden van onderhoudsafdelingen worden begeleid en gemotiveerd bij het uitrollen of optimaliseren van de onderhoudsprocessen volgens de Asset Management methodiek van Traduco.

Kernactiviteiten bij het coachen zijn:

  • kennis en ervaring over te dragen gedurende de werkzaamheden
  • knelpunten te identificeren en oplossingen aan te dragen via ervaringen
  • als sparring partner/expert de gecoachte te begeleiden in het verder ontwikkelen van zijn/haar werkprestaties

De Asset Management elementen gedurende deze trajecten waren o.a.:

  1. het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
  2. het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
  3. gatekeeping van notificaties
  4. een efficiënter werkstroombeheer bewerkstelligen
  5. het analyseren van prestatie-indicatoren en initiëren van verbeteringen

In volgende artikelen zullen we ingaan op de coaching en consulting trajecten die Traduco heeft gefaciliteerd met betrekking op elk van deze hierboven 5 genoemde elementen.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersyteem
Gatekeeping van notificaties
Een efficiënter werkstroombeheer bewerkstelligen
Het analyseren van prestatie indicatoren en initiëren van verbeteringen

Asset Performance Management… werkt!

,

PBF is een van de grootste onafhankelijke olieraffinaderijen en leverancier van merkloze transportbrandstoffen, stookolie, petrochemische grondstoffen, smeermiddelen en andere aardolieproducten in de Verenigde Staten. PBF bezit en exploiteert momenteel vijf binnenlandse olieraffinaderijen en aanverwante activa met een gecombineerde verwerkingscapaciteit van ongeveer 900.000bpd.

 

Probleemstelling

In 2016 heeft PBF Energy (PBF) de Torrance Refinery in Californië overgenomen met als doel een langdurig verlies lijdende raffinaderij weer winstgevend te maken. Naast de winstgevendheid waren ook een flink aantal veiligheidsincidenten en hiermee de relatie met de overheid niet op orde.

Aanpak

Onderdeel van de oplossing was de implementatie van Asset Performance Management. Hier vonden PBF en Traduco elkaar door met een pragmatische aanpak focus aan te brengen binnen het investeringsprogramma met de Risk & Reliability assessment.

Criticality workshops
Met efficiënte Criticality workshops was PBF in staat om in korte tijd alle equipment van de raffinaderij te beoordelen. Binnen de workshops wordt equipment beoordeeld op één dominant risicoscenario met behulp van de risicomatrix waarin SHE (veiligheid, gezondheid en milieu), stilstandskosten en reparatiekosten gekwantificeerd worden naar financiële waarden. Het resultaat is een ranking van equipment op basis criticaliteit. Tevens kunnen de resultaten goed gebruikt worden om voor te sorteren op de FMECA-/RCM-analyses in AMprover® door focus aan te brengen op kritische equipment en storingsafhankelijk onderhoud uit te voeren op niet kritische equipment.

 

 

Reliability assessment
Aansluitend op de Criticality workshops wordt de betrouwbaarheids-, beschikbaarheids- en redundantie impact doorgerekend met behulp van de RAMS-methodiek in AMprover®. Zeker de invloed van redundantie is lastig in workshopverband te bepalen en ook de nauwkeurig laat vaak te wensen over. Binnen de RAMS-methodiek worden betrouwbaarheids- en beschikbaarheidspercentages berekend per equipment maar ook van redundantie configuraties en van hele units en raffinaderijen.
Onderdeel van de Reliability assessment is ook de ‘weak link’ analyse waarbij per unit gefocust wordt op de zwakste schakels in het systeem. Hierbij worden verbetervoorstellen gedaan en de mogelijke winst voor het bedrijf doorgerekend, zowel technisch als financieel.

 

 

Top 30 aanpak
Tot op heden wordt er binnen PBF gewerkt met de Top 30 aanpak waarbij de focus voortdurend op de 30 hoogste prioriteiten uit de Risk & Reliability studies ligt. In grafieken wordt equipment met de hoogste risico’s geplot gecombineerd met de grootste betrouwbaarheids- of beschikbaarheidsimpact. Juist deze combinatie zorgt voor een belangrijk inzicht in de hoogste prioriteiten.

 

Resultaten

Sinds de start van het programma in 2016 werkt PBF continu aan de Top 30 per unit en voor de gehele raffinaderij. Zo is er direct in 2017 en 2018 fors geïnvesteerd tijdens onderhoudsstops op basis van de uitkomsten van dit project.

Dit zijn de resultaten voor onze opdrachtgever:

  • Minder veiligheidsincidenten.
  • Hogere beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de gehele raffinaderij.
  • Het structureel aanpakken en wegwerken van de 30 hoogste prioriteiten heeft PBF in staat gesteld om de Torrance Refinery weer winstgevend te maken.
  • Bewustwording van het personeel bij prioriteiten in het primaire proces en focus op de grootste risico’s.

De Risk & Reliability studies als onderdeel van Asset Performance Management worden nu jaarlijks gereviewd om focus te houden op de juiste zaken en het continue verbeterproces in stand te houden.

 

Door: Sander Eekhof – Asset Management Senior Consultant