In het artikel ‘Coaching bij Asset Management processen’ benoemden wij enkele Asset Management vraagstukken die aan de orde zijn geweest bij onze klanten en die wij met behulp van ‘coaching on the job’ verder hebben geholpen. In dit artikel gaan wij verder in op het coachingstraject dat wij bij een van onze klanten voerden bij het bewerkstelligen van het analyseren van prestatie indicatoren.

Aanleiding

Na het inrichten en werken met het nieuwe OBS ontstonden er managementvraagstukken over hoe de Asset Management processen zoals werklast, backlog en kostenverdeling van de onderhoudswerkzaamheden verliepen. Deze gegevens dienen uit het OBS-data te worden gerapporteerd en geanalyseerd.

Gedurende de data-analyse trajecten wordt vaak door de medewerkers aangegeven dat de data nog niet geanalyseerd kan worden, omdat de kwaliteit van de data nog niet volledig of optimaal is om te analyseren. Deze benadering werkt juist stagnerend bij het verder optimaliseren van de werkprocessen en de organisatie gaat op dezelfde voet verder, zonder feedback vanuit het OBS te krijgen en zonder te focussen op mogelijke verbeteringen.

Advies

In dit geval hebben we de klant toch geadviseerd om de data te analyseren zodat zowel kwalitatieve als kwantitatieve conclusies uit de data getrokken worden. Meten is weten. Indien blijkt dat de kwaliteit inderdaad niet optimaal is, dan kunnen in de werkprocessen en in de organisatie concrete acties uitgerold worden om de kwaliteit van de data te verbeteren.

Aanbevelingen

Een aantal aanbevelingen welke uit de maandelijkse analyse getrokken konden worden waren:

• standaardiseren van de storingsomschrijving met (object en afwijking), hiermee wordt de data kwaliteit verbeterd en kan de data analyse efficiënter worden uitgevoerd
• in de gaten te houden dat de juiste onderhoudsstrategie conform de vastgestelde werkprocessen gekozen wordt voor elk werkorder-type
• extra tekstuele beschrijvingen toe te voegen aan onderhoudstaken van storingen. De teksten zijn vervolgens bruikbaar bij het analyseren van storingen, trends en bij de Root Cause Analysis sessies
• het vastgestelde werkstroomproces te blijven monitoren door wekelijks de werkorder-statussen uit het OBS te rapporteren en te analyseren

Resultaat

De klant heeft hiermee meer inzicht gekregen in de mogelijke kwalitatieve verbeteringen. Deze zijn vervolgens uitgerold binnen de afdeling. De managementvraagstukken worden nu maandelijks toegelicht met grafieken, onderbouwingen en verbeteracties. Aan de hand van de storingsanalyses worden nu door nieuwe inzichten de onderhoudsconcepten en de onderhoudsplannen geoptimaliseerd.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Efficiënter werkstroombeheer