Zoals al eerder door ons geschreven in het artikel ‘Coaching bij Asset Management processen’, gaan wij in dit artikel verder in op het coachingstraject dat wij bij een van onze klanten voerden. Dit keer bij het bewerkstelligen van een efficiëntere werkstroom.

Aanleiding

In de loop van de tijd stapelde de backlog aan werkorders bij de werkvoorbereiding en het administratiewerk zich bij onze klant op. Hierdoor raakte het team het overzicht kwijt in welke fase zich een werkorder in de werkstroom bevond.

Aanpak

Gedurende het coachingproces van het team werd eerst geanalyseerd hoeveel werkorders er gemiddeld per maand gegenereerd werden. Gemiddeld bleek dat 80 werkorders te zijn. Dit gaf een beeld in de hoeveelheid administratief werk dit omvatte voor de werkvoorbereiding en werkafhandeling. Vervolgens werd gekeken in welke fases van de werkstroom de meeste werkorders bleven hangen. Uit de data analyse is gebleken dat de meeste werkorders in de voorbereidingsfase en de afhandelingsfase zaten. Doel van deze inventarisatie was om de team inzicht te geven in:

• hoe de huidige werkstroom functioneert
• welke fases in de werkstroom aanwezig zijn
• hoe de fases te identificeren
• waar de knelpunten waren in de werkstroom

Van hieruit konden vervolgens verbeteringen geïnitieerd worden. De verbeteringen waren bedoeld om meer controle te krijgen in het verloop van de werkorders, zowel kwalitatief als kwantitatief. Dit werd gerealiseerd door het invoeren van een wekelijks monitoringssessie. Gedurende deze sessie werd er gekeken:

• of de backlog boven de 80 werkorders zat
• in welke fase/status de meeste werkorders zaten
• waarom werkorders in een bepaalde fase/status zaten
• vervolgens werden er acties uitgezet

Resultaat

Een aantal gerealiseerde verbeteringen waren:

• door de uitgebreide toelichting van de verschillende fases in de werstroom, is de werkstroom in het OBS van een Black Box naar een meer inzichtelijke informatiebron getransformeerd
• door de inventarisatie van status van de werkorders is er inzicht gekregen in de knelpunten van de werkstroom
• de monitoringstaken zijn verdeeld over de medewerkers zodat elke medewerkersrol zijn eigen deel in de werkstroom kan monitoren
• er is een verdeling gemaakt in snel lopende en traag lopende werkorders. De eerste vergt minder voorbereidingswerk waardoor de technici die sneller op kunnen pakken. Dit voorkomt de opstapeling van werkorders bij de werkvoorbereider

Het team heeft hiermee een grotere bewustwording gekregen omtrent de inhoud en de werkstroom binnen het OBS. Tevens hebben ze hiermee meer grip gekregen op hun administratieve werkzaamheden.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Gatekeeping van notificaties in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Het analyseren van prestatie indicatoren en initiëren van verbeteringen