In dit artikel gaan wij verder in op het coachingstraject dat wij bij een van onze klanten voerden bij de gatekeeping van notificaties in een onderhoudbeheersysteem (OBS). Notificaties zijn meldingen/aanvragen die door bevoegden in een OBS aan het begin van een werkstroom ingevoerd worden. Deze bevatten in dit geval informatie over technische incidenten of storingen.

Figuur: Voorbeeld van een werkstroom en de positie van Gatekeeping

Aanleiding

De notificaties werden bij de klant niet duidelijk en consistent ingevoerd in het OBS. Hierdoor verslechterde de data kwaliteit en de data integriteit. De data leverde soms verwarring op bij de uitvoerders en analisten. Dit kwam voornamelijk doordat de afspraken betreffende data invoer en gatekeeping niet helder waren binnen de afdeling.

Aanbeveling / Advies

Als eerste werd aan de technici een toelichting gegeven over de gatekeeping afspraken. Vervolgens werden ze begeleid bij het kwalitatief beoordelen van de notificaties conform de vastgestelde afspraken. De focus werd gelegd op de notificaties van storingen. In dit traject werd uitgelegd waarom de velden in de notificaties consistent ingevuld moesten worden. Bijvoorbeeld het consistent invoeren van de storingsomschrijving (seal van de pomp lekt) in plaats van de verwachte reparatie (pomp repareren).

Aangegeven werd dat het invoeren van de notificaties het begin van de werkstroom is. Iedereen die hieraan werkt dient duidelijke en heldere data in te brengen. Zo wordt in een volgende fase van de werkstroom de juiste informatie beschikbaar gesteld aan collega’s.

Resultaat

Na deze toelichtingen en controles werden de volgende resultaten geboekt:

• de gatekeepers gaven voortijdig correctie aan in de ingevoerde data
• aan de hand van feedback werd de kwaliteit van de data-invoer verbeterd, waardoor de informatie correcter werd en analyses beter uitgevoerd konden worden
• de analyses resulteerden in meer concrete en onderbouwde aanbevelingen richting het management, hierdoor konden managementvraagstukken helderder beantwoord worden.

De uitdaging voor de klant resteert om het consistent kwalitatief invoeren van data vast te houden.

Door: Soefjen Tmalla – Asset Management Consultant

 

Lees ook:

Coaching bij Asset Management processen
Het opstellen van risicogestuurde onderhoudsconcepten
Het inrichten van onderhoudsplannen in een onderhoudsbeheersysteem (OBS)
Efficiënter werkstroombeheer
Het analyseren van prestatie indicatoren en initiëren van verbeteringen